Procédure de réclamation

Général

Afin de garantir le respect de la réglementation relative aux systèmes de qualité (NVKS) et de permettre aux parties externes, ainsi qu'à notre personnel et aux personnes associées à notre entreprise, de signaler des violations présumées de la politique de qualité ou du système de contrôle de la qualité, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de notre entreprise, sans craindre de conséquences négatives pour leur situation juridique, PLCO Accountants & Advisors B.V. a mis en place une procédure de traitement des plaintes. Cette procédure garantit que les plaintes sont traitées avec soin, de manière confidentielle et en temps opportun, et que les violations présumées sont traitées en prenant les mesures appropriées lorsqu'une plainte s'avère justifiée. L'objectif est d'éviter toute répétition.

La procédure de réclamation est publiée sur notre site web et dans notre système de qualité.

Les associés de PLCO Accountants & Advisers B.V. garantissent que les employés qui signalent des incidents au contrôleur de qualité conformément à la présente procédure de réclamation ne verront pas leur fonctionnement au sein de l'entreprise ou leurs perspectives de carrière affectés.

Champ d'application

Cette procédure de réclamation s'applique aux situations suivantes :

• Actes conduisant à des infractions pénales de la part de PLCO Accountants & Advisors B.V. ou de ses employés.
• Toute autre violation réelle ou présumée des lois et règlements par PLCO Accountants & Advisors B.V. ou ses employés.
• Toutes les violations réelles ou présumées de la politique de qualité et/ou du système de contrôle de la qualité de PLCO Accountants & Advisors B.V. par des employés.
• Harcèlement (imminent) des employés par des collègues ou des responsables.
• la destruction ou la manipulation illégale (imminente) de données ou d'informations.
• Toutes les situations qui, de l'avis du plaignant, méritent d'être signalées au contrôleur de la qualité.

Procédure

Si une situation entre dans le champ d'application de la présente procédure de réclamation, le plaignant a la possibilité de la signaler au contrôleur de qualité de PLCO Accountants & Advisors B.V.

Les signalements effectués dans le cadre de cette procédure, que ce soit par des personnes internes ou externes, ne peuvent se faire que par voie électronique à l'adresse klachten@plco.mysites.io.

Le contrôleur de qualité confirme le rapport au plaignant dans les cinq jours ouvrables. Le contrôleur de qualité informe également le plaignant de la manière dont le rapport sera traité et du délai dans lequel il le sera. Ce délai est de trois semaines maximum à compter de la réception du rapport.

Le contrôleur de qualité informe le plaignant du résultat du rapport et, le cas échéant, des mesures prises, au plus tard dans un délai de trois semaines. Si ce délai ne peut être respecté en raison de circonstances imprévues, le contrôleur de qualité en informe le plaignant et indique le nouveau délai dans lequel le plaignant sera informé du traitement du rapport.

Les rapports relatifs à des violations (imminentes) des lois et règlements, ainsi que de la politique de qualité et/ou du système de contrôle de la qualité de PLCO Accountants & Advisors B.V., sont toujours traités de manière confidentielle par le contrôleur de la qualité.

Confidentialité

Le signalement, la correspondance, le traitement et l'enregistrement ont lieu sur une base confidentielle en ce qui concerne les données à caractère personnel du plaignant, à moins que celui-ci ne libère le contrôleur de la qualité de l'obligation de confidentialité.