Klachtenprocedure

Algemeen

Om te zorgen voor naleving van de regelgeving met betrekking tot kwaliteitssystemen (NVKS) en externe partijen, evenals ons personeel en degenen die verbonden zijn aan ons kantoor, in staat te stellen vermeende overtredingen met betrekking tot het kwaliteitsbeleid of systeem van kwaliteitscontrole, zowel binnen als buiten ons kantoor, te melden zonder vrees voor negatieve gevolgen voor hun juridische positie, heeft PLCO Accountants & Adviseurs B.V. een klachtenprocedure ingesteld. Deze klachtenprocedure zorgt ervoor dat klachten zorgvuldig, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld, en dat vermeende overtredingen worden aangepakt door passende maatregelen te nemen wanneer een klacht gerechtvaardigd blijkt. Het doel hiervan is herhaling te voorkomen.

De klachtenprocedure is zowel op onze website als in ons kwaliteitsysteem gepubliceerd.

De partners van PLCO Accountants & Adviseurs B.V. garanderen dat medewerkers die incidenten melden bij de kwaliteitscontroller in overeenstemming met deze klachtenprocedure geen negatieve gevolgen ondervinden voor hun functioneren binnen het kantoor of hun carrièreperspectieven.

Toepassingsgebied

Deze klachtenprocedure is van toepassing op de volgende situaties:

• Handelingen die leiden tot strafbare feiten door PLCO Accountants & Adviseurs B.V. of haar medewerkers.
• Alle feitelijke of vermeende andere overtredingen van wet- en regelgeving door PLCO Accountants & Adviseurs B.V. of haar medewerkers.
• Alle feitelijke of vermeende overtredingen van het kwaliteitsbeleid en/of het systeem van kwaliteitscontrole van PLCO Accountants & Adviseurs B.V. door medewerkers.
• (Aankomende) intimidatie van medewerkers door collega’s of managers.
• (Aankomende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie.
• Alle situaties die, naar de mening van de klager, in aanmerking komen voor melding bij de kwaliteitscontroller.

Procedure

Indien een situatie binnen het toepassingsgebied van deze klachtenprocedure valt, heeft de klager de mogelijkheid deze te melden bij de kwaliteitscontroller van PLCO Accountants & Adviseurs B.V.

Melden onder deze procedure, of dit nu door interne of externe personen gebeurt, kan uitsluitend elektronisch via klachten@plco.mysites.io.

De kwaliteitscontroller bevestigt de melding binnen vijf werkdagen aan de klager. De kwaliteitscontroller informeert de klager ook hoe en binnen welke termijn de melding behandeld zal worden. Deze periode bedraagt maximaal drie weken na ontvangst van de melding.

De kwaliteitscontroller informeert de klager over de uitkomst van de melding en, indien van toepassing, de genomen maatregelen, uiterlijk binnen drie weken. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet gehaald kan worden, informeert de kwaliteitscontroller de klager en geeft de nieuwe termijn aan waarbinnen de klager geïnformeerd zal worden over de verwerking van de melding.

Meldingen die betrekking hebben op (aankomende) overtredingen van wet- en regelgeving, evenals het kwaliteitsbeleid en/of het systeem van kwaliteitscontrole van PLCO Accountants & Adviseurs B.V., worden door de kwaliteitscontroller in alle gevallen vertrouwelijk behandeld.

Vertrouwelijkheid

De melding, correspondentie, behandeling en registratie vinden plaats op vertrouwelijke basis met betrekking tot de persoonsgegevens van de klager, tenzij de klager de kwaliteitscontroller ontheft van de verplichting tot geheimhouding.